6.2 ПЛАНИРОВАНИЕ РЕСУРСОВ
Материал из TurboEPM
Содержание |
Планирование ресурсов
Методология планирования трудовых ресурсов
Microsoft Project поддерживает три типа ресурсов:
1. Трудовые ресурсы – это возобновляемые ресурсы компании, которые включают людей, машин и оборудования необходимые для исполнения проекта;
2. Материальные ресурсы включают материалы необходимые для создания проекта. Также материальные ресурсы используются для моделирования поступления денег в проект, работы подрядчиков и мультивалютности проекта.
3. Затратные ресурсы необходимы для моделирования затрат связанных с той или иной задачей.
Рисунок 6.2.1 Ресурсы в Microsoft Project 2010
Люди, машины и оборудования необходимы для того, чтобы «делать» проект. Главными характеристиками трудовых ресурсов в Microsoft Project является их:
1. Стоимость – сколько обойдется проекту использование того или иного трудового ресурса;
2. Доступность – когда ресурс может выполнять ту или иную работу и сколько работы он может выполнить.
Источниками информации о ресурсах компании могут быть и сотрудник отдела кадров компании, и ответственный за строительство, и эксперт из производственно-технического отдела соответствующей специализации. Он же может служить источником информации по стоимости часа работы ресурса.
Перечень механизмов и их стоимости за час предоставляются отделом, отвечающим в компании за механизмы. Как правило, это бывает подразделение главного механика.
Информация о человеческих ресурсах также может храниться в:
1. Адресной книге Microsoft Outlook (Ресурс – Добавить ресурсы – Адресная книга…);
2. Active Directory (Ресурс – Добавить ресурсы – Active Directory);
3. Пуле ресурсов (Ресурс – Пул ресурсов – Использовать ресурсы из…). Пул ресурсов – файл Microsoft Project, в котором содержатся только ресурсы.
4. В корпоративном пуле ресурсов на сервере Microsoft Project в представлении «Центр ресурсов». Для работы с корпоративным пулом ресурсов необходимо подключение к Microsoft Project Server 2010. Для того, чтобы в Microsoft Project создать ресурс, необходимо перейти в представление «Лист ресурсов», в колонке «Название ресурсов» ввести его название и выбрать в колонке «Тип» нужный тип (или Трудовой или Материальный или Затраты), Рисунок 6.2.2.
Рисунок 6.2.2 Создание ресурса в Microsoft Project
Если трудовой ресурс, имеет рабочее время отличное от общепринятого в проекте, нужно нажать на кнопку «Изменить рабочее время» и в появившемся окне «Изменение рабочего времени» ввести его отличные исключения и графики работы.
Кроме того, каждый ресурс может быть предложенным или выделенным:
Рисунок 6.2.3 Сведения о ресурсе. Закладка «Общие»
• Выделенный ресурс – ресурс, формально выделенный для любого назначения задач, имеющегося в проекте. Этот тип ресурсов используется для резервирования ресурсов по умолчанию. Выбор данного типа резервирования влияет на доступность и загрузку ресурса.
• Предложенный ресурс - ресурс, ожидающий выделения ресурсов для еще не утвержденного назначения задачи. Такое назначение ресурса не уменьшает его доступности для работы по другим проектам. Выбор данного типа резервирования не влияет на доступность и загрузку ресурса.
Каждому ресурсу можно отдельно задавать его доступность в проекте. Например если списочное количество каменщиков – 10 человек, то в случае если с какого-то числа их будет только 8, то в области «Доступность ресурса» можно нужно с какого числа их будет только 8.
Каждый ресурс (с любым типом), кроме всего прочего, в проекте может быть:
1. Универсальным. Данные ресурсы (прототипы ресурсов) используются для определения требований к персоналу для проекта, например к плотникам и разработчикам. После детального планирования проекта универсальные ресурсы желательно заменять конкретными ресурсами. Универсальными ресурсами лучше всего пользоваться при работе с корпоративными ресурсами Microsoft Project Server 2010, так как только в этом случае возможна замена универсальных ресурсов на конкретные ресурсы по выбранным характеристиками.
Например, нам в проекте будет нужен программист со знанием языка программирования C#. Но зачастую в начале проекта неизвестно, какая конкретная личность будет исполнять работу. Поэтому первоначально планируется проект, в котором назначается на задачу универсальный ресурс «Программист C#» и с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server 2010) определяется его знание языка программирования C#. В листе ресурсов (в Microsoft Project Server 2010, в «Центре ресурсов») должен быть в штате конкретный программист «Страуструпп Бьорн», у которого с помощью настраиваемых корпоративных полей (только в Microsoft Project Server 2010) также определено его знание языка программирования C#. Впоследствии, когда возникнет необходимость заменить универсальный ресурс корпоративным ресурсом, обладающим нужным набором умений и навыков, это можно будет сделать с помощью диалогового окна «Создание группы» или «Мастер замены ресурсов» (данные пиктограммы находятся на закладке «Ресурсы» и активны только при подключении Microsoft Project 2007/2010 к Microsoft Project Server 2010.
2. Бюджетным. Бюджетный ресурс представляет собой общий объем задействованных в проекте финансовых, трудовых и других материальных ресурсов. На уровне проекта бюджетный ресурс может быть назначен только суммарной задаче проекта.
Например, у Вас есть бюджет на заработную плату рабочих 40 000 грн. Исходя из ставок рабочих и их назначений у Вас будет итоговая сумма затрат на заработную плату рабочих. Сравнивая бюджетный ресурс и итоговую суммы можно увидеть будет разницу. Более подробно о бюджетных ресурсах в главе 6.3.4.
В окне «Сведения» на закладке «Затраты» содержится информация связанная со стоимостью ресурса, Рисунок 6.2.4.
Рисунок 6.2.4 Сведения о ресурсе. Закладка «Затраты»
Если вам необходимо в проекте предусмотреть изменение стандартной ставки во времени, необходимо выбрать дату действия текущей ставки и указать новую ставку, которая будет действительная с новой даты действия.
Например, если у Вас стандартная ставка «Архитектора» с первого мая вырастет на 10%, нужно ввести дату действия «01.05.11» и процент изменения ставки «10%». Если вы не введет дату действия, а только процент изменения, то дата действия будет текущей датой
Также для каждого ресурса можно задать пять различных норм затрат. Таблица норм затрат – набор сведений о нормах и ставках для ресурса, включая стандартную ставку, ставку сверхурочных работ, любые затраты на использование, а также дату, когда ставка оплаты вступает в действие. Например «Каменщик» за кладку на высоте до трех метров над землей может получать ставку 45 грн/ч, а за работу на высоте свыше трех метров может получать ставку 50 грн/ч.
Кроме того, в Microsoft Project предусматривает три способа начисления плановых затрат на ресурс и отнесения фактических затрат на проект:
• В начале (затраты начисляются в начале задачи);
• В конце (затраты начисляются в конце задачи);
• Пропорционально (затраты распределяются пропорционально в процессе выполнения задачи).
На закладке «Заметки», Рисунок 6.2.5, можно:
1. Вписать необходимую информацию о ресурсе;
2. Присоединить объект / документ.
Рисунок 6.2.5 Сведения о ресурсе. Закладка «Заметки»
Любые причины изменения, например, в размере заработной платы, должны фиксироваться на закладке «Заметки»
На закладке «Настраиваемые поля», Рисунок 6.2.6, отображается список настраиваемых (корпоративных, в случае подключения к Microsoft Project Server 2010) полей, ассоциированных с ресурсом.
Рисунок 6.2.6 Сведения о ресурсе. Закладка «Настраиваемые поля»
Методология планирования материальных ресурсов
Формирование перечня материальных ресурсов (материалов) даст возможность, назначив материалы на задачи, определить потребность в материалах, распределенную во времени, а также узнать необходимость стоимость каждого материала и стоимость всех материалов.
Перечень материальных ресурсов формируется в представлении «Лист ресурсов». Для материальных ресурсов выбирается тип «Материальный».
Источником информации для наполнения перечня материалов может служить как отдел нормирования (подразделение, определяющее потребность в материалах для того или иного проекта) так и отдел снабжения (подразделение, ответственное за поставки материалов и оборудования в компании). Отдел снабжения обязан также поставлять информацию для обновления информации о материалах, если изменяются цены или появляются новые материалы.
Для того, чтобы быстро материальным ресурсам присвоить тип «Материальный», нужно первому в списке материалу присвоить тип «Материальный», выделить трудовые типы материалов, щёлкнуть правой кнопки мыши на типе первого материала и в меню выбрать «Заполнить вниз», Рисунок 6.2.7.
Рисунок 6.2.7 Функция «Заполнение вниз» для формирования материальных ресурсов
Для того, чтобы увидеть, например, только материальные ресурсы в представлении «Лист ресурсов» нужно на колонке «Тип» нажать на перевернутый вниз треугольник и снять галочку со всех типов, за исключением «Материальный»
Планирование затрат и затратных ресурсов
Методология планирования затрат в проекте
В Microsoft Project под затратным ресурсом понимаются независимые затраты (не зависят от длительности задачи / проекта) которые нужно связать с задачей проекта или проектом (например, стоимость авиабилета).
Но для моделирования затрат, которые зависят от длительности задач или проекта такой вид ресурса не подходит.
Также затратный ресурс не позволяет моделировать изменение затрат во времени, мультивалютность проекта, поступление денег в проект (прибыль). Для моделирования всего этого используется материальные ресурсы.
Для моделирования денежных потоков или оплаты работы подрядчиков используется материальный ресурс (например, «Доход от реализации», с отрицательной стоимостью (курсовой стоимостью одного доллара США к одной гривне).
Пример возможных ресурсов для моделирования затрат и доходов, Рисунок 6.2.8.
Рисунок 6.2.8 Пример ресурсов для расчета затрат
Для того, чтобы в представлении «Лист ресурсов» можно было быстро увидеть разную детальную информацию по каждому ресурсу, нужно на закладке «Ресурс», в разделе «Свойства» нажать на кнопку «Подробно». Представление нижней части представления можно менять щелкнув правой кнопкой мыши на детальном представлении, Рисунок 2.6.9
Рисунок 6.2.9 Подробная информация о ресурсе
Планирование бюджета проекта (бюджетные ресурсы)
При планировании проекта обязательно должен составлять бюджет проекта в разрезе статей затрат. Использование в Microsoft Project бюджетных ресурсов позволяет сравнить планируемые бюджетные статьи затрат с реальными потребностями проекта определенного с помощью детального планирования.
Бюджетными ресурсами могут быть обычные ресурсы всех трех типов – материальные, трудовые и затраты.
Для определения является ли ресурс бюджетным, служит галочка в свойствах ресурса на закладке «Общие», Рисунок 6.2.10.
Рисунок 6.2.10 Бюджетный ресурс
Для того, чтобы создать бюджетные ресурсы, нужно на «Листе ресурсов»:
1. Или в свойствах ресурса, на закладке «Общие» поставить галочку «Бюджет»;
2. Или вывести колонку «Бюджет» и в выпадающем меню выбрать «Да».
Созданные бюджетные ресурсы можно назначать только на суммарную задачу проекта и определять с их помощью бюджет проекта.
Бюджетные ресурсы могут быть также типа «Материалы» и «Трудовой». Если вам нужно сравнить полученные трудозатраты с планом (бюджетом), вы создаете бюджетный ресурс, например «БР Трудозатраты», сопоставляете его с трудовыми ресурсами и производите сравнение
Составление списка ресурсов
Трудовые ресурсы в проекте
Информация по трудовым ресурсам, участвующих в проекте, приведена в Таблице.6.9.
1 В колонку «Макс. Единиц» заносится списочное количество ресурсов, т.е. то, которое есть в наличии в компании
2 В колонку «Стандартная ставка» вносится стоимость использования ресурса за один час работы
3 В колонку «Затраты за использование» отображаются затраты за каждое использование ресурса. Например, если Вы заказываете такси, то как правило, оплачивается стоимость подачи (Затраты на использование) и стоимость Вашей транспортировки (Стандартная ставка)
4 В колонку «Группа» вносится имя группы, к которой принадлежит ресурс. Это желательно делать для будущего анализа ресурсов
5 В пользовательскую колонку «Статья затрат» (Текст2) мы специально заносим информацию о том, к какой статье затрат относятся затраты на того или иного ресурса для последующего анализа стоимости проекта в разрезе статей затрат
Чтобы быстро рабочим первой смены присвоить календарь первой смены, нужно их отфильтровать. Для этого, в колонке «Название ресурса» щелкаем на черном перевернутом треугольнике, и в выпавшем меню выбираем «Фильтры – Условие». В окне «Настраиваемый фильтр» выбираем «Название – содержит» и пишем «1 смена», Рисунок 6.2.11.
Рисунок 6.2.11 Использование фильтра
В случае, если вам необходимо в дальнейшем пользоваться одними и теми же фильтрами, нужно перейти на вкладку «Вид - Данные», щелкнуть в меню «Нет фильтра» и в меню выбрать «Создать фильтр». В появившемся окне «Определение фильтра в проекте ...» нужно:
1. Указать названия фильтра;
2. Имя поля по которому необходимо фильтровать;
3. Указать тип проверки;
4. Выбрать или указать значение, Рисунок 6.2.12.
Рисунок 6.2.12 Создание фильтра
Если необходимо, чтобы созданный фильтр отображался в окне выбора фильтров, нужно поставить галочку «Показывать в меню».
При нажатии кнопки «Нет фильтра» открывается только тот список фильтров, у которых стоит галочка «Показывать в меню», поэтому, чтобы увидеть другие имеющиеся фильтры нужно нажать кнопку «Другие фильтры». В открывшемся окне «Другие фильтры» можно изменять или копировать все имеющиеся фильтры.
Для соотнесения стоимости ресурса с той или иной статьей затрат, мы создаем пользовательское ресурсное поле «Текст 1» «Статья затрат», Рисунок 6.2.13.
Рисунок 6.2.13 Создание поля «Текст 1» «Статья затрат»
Все трудовые ресурсы проекта изображены на Рисунке 6.2.14.
Рисунок 6.2.14 Занесенные трудовые ресурсы в файл проекта
Материальные ресурсы в проекте
В нашем учебном проекте понадобятся материальные ресурсы (тип «Материальный»), представленные в Таблице 6.10.
Ресурс «Подрядчик по надземным работам» необходим для моделирования ситуации когда в проекте участвует подрядчик и отслеживания взаиморасчетов по подрячику.
Занесенные в файл проекта материалые ресурсы приведены на Рисунке 6.2.15.
Рисунок 6.2.15 Материальные ресурсы в файле проекта
Затраты и затратные ресурсы в учебном проекте
В нашем учебном проекте понадобятся как затратные ресурсы (тип «Затраты»), так и материальные ресурсы (тип «Материальный»), для моделирования поступления денег в проект. Перечень наобходимых ресурсов представлен в Таблице 6.11.
* - И такое нужно планировать)
Занесенные в файл проекта ресурсы приведены на Рисунке 6.2.16.
Рисунок 6.2.16 Затратные ресурсы в файле проекта
Бюджетные ресурсы в проекте
В процессе создания ресурсов в проекте для каждого ресурса была определена статья затрат, по которой будет идти отчетность о стоимости проекта. Для сравнение бюджета проекта с его реальной стоимостью мы создаем бюджетные ресурсы согласно Таблицы 6.12.
Для того, чтобы из списка ресурсов, таблица 6.12, создать бюджетные ресурсы, нужно:
1. Или в свойствах ресурса, на закладке «Общие» поставить галочку «Бюджет»;
2. Или вывести колонку «Бюджет» и в выпадающем меню выбрать «Да».
Созданные бюджетные ресурсы можно назначать только на суммарную задачу проекта и определять с их помощью бюджет проекта.
Сопоставление бюджетных и обычных (небюджетных) ресурсов
Для того, чтобы можно было сравнить значения бюджетных ресурсов и запланированными значениями стоимостей, нужно сопоставить ресурсы с бюджетным ресурсом.
Так как мы уже сопоставили обычные ресурсы со статьями затрат, то и бюджетные ресурсы, по аналогии сопоставляем с этими же статьями затрат, Таблица 6.13.
