5 ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА
Материал из TurboEPM
Содержание
|
Введение в управление проектами
Проект – временное предприятие, предназначенное для создания уникальных продуктов или услуг (PMBOK, 2008). Каждый проект имеет ограничения, Рисунок 5.1.
Проект обладает рядом свойственных ему характеристик, определив которые, можно точно сказать, относится ли анализируемый вид деятельности к проектам:
• Временность — любой проект имеет четкие временные рамки (это не относится к его результатам); в случае, если таких рамок не имеется, деятельность называется операцией и может длиться сколь угодно долго.
• Уникальные продукты, услуги, результаты — проект должен порождать уникальные результаты, достижения, продукты; в противном случае такое предприятие становится серийным производством.
• Последовательная разработка — любой проект развивается во времени, проходя через определенные ранее этапы или шаги, но при этом составление спецификаций проекта строго ограничивается содержанием, установленным на этапе начала.
Несмотря на то, что конечный результат выполнения проекта должен быть уникален, он обладает рядом общих с процессным производством характеристик:
• Выполняется людьми
• Ограничен доступностью ресурсов
• Планируется, исполняется и управляется.
Под определение проекта не попадает операционная деятельность. Но дело в том, что даже операционную деятельность можно рассматривать как проект в том числе в Microsoft Project, например, квартальный план работ производственного цеха серийной продукции. Временем ограничено? Да. Уникальность результата есть? Есть, т.к. результат уникален по временной характеристике его достижения. Польза от рассмотрения операционной деятельности в виде проекта есть? Есть, используя данный подход можно внедрить средства проектного планирования и добиться большей управляемости квартальных работ. Каждый проект характеризуется жизненным циклом, на основе которого формируется стандартный подход к проектному управлению, Рисунок 5.2.
Рисунок 5.2. Жизненный цикл проекта
Создание учебного проекта
Методология инициации проектов
Если следовать методологии управления проектами заложенной в Руководстве к своду знаний по управлению проектами (PMBoK, Четвертое издание, PMI, 2008), предварительный (очень укрупненный) план проекта составляется на этапе «Инициация проекта».
На разных этапах жизненного цикла проекта допускается разная оценка точности стоимости работ и в целом проекта. Так на этапе (подэтапе):
1) «Инициация» оценка порядка величины может быть – 50% + 100%
2) «Предварительное планирование» концептуальная оценка может быть – 30% + 50%
3) «Окончательное планирование» предварительная оценка может быть – 20% + 30%
4) «Исполнение проекта» окончательная оценка перед запуском исполнения проект может быть – 15% + 20%
5) «Исполнение проекта» (в процессе исполнения) контрольная оценка может быть – 10% + 15%
Создание нового проекта в Microsoft Project 2010
Для того, чтобы создать новый проект в Microsoft Project 2010, необходимо в меню «Файл» выбрать «Создать» и дважды нажать левой кнопкой мыши на пиктограмме «Новый проект», Рисунок 5.3.
Рисунок 5.3 Создание нового проекта
Перед работой в новом созданном проекте, его нужно сохранить (меню «Файл – Сохранить») на локальном диске в выбранной папке. Мы наш проект сохраняем с именем «Коттедж», тип файла «Проект». Созданный проект представлен на Рисунке 5.4.
Рисунок 5.4 Созданный проект «Коттедж»
Если у Вас не отображается название проекта в колонке «Название задачи», необходимо в меню «Файл – Параметры - Дополнительно», в области «параметры отображения проекта» поставить галочку «Показывать суммарную задачу проекта
Следующий шаг, это определение таких параметров проекта как дата начала проекта и выбор метода планирования.
Для того, чтобы задать данные параметры проекта, необходимо перейти на закладку «Проект» и нажать на пиктограмме «Сведения о проекте». В появившемся окне «Сведения о проекте для «Коттедж» устанавливаем дату начала проекта – 01.09.2011, выбираем метод планирования от даты начала проекта, Рисунок 5.5, и нажимаем «ОК». Для того, чтобы в колонке «Начало» дата начала поменялась на дату начала проекта необходимо на закладке «Проект» выбрать «Расчет проекта».
Рисунок 5.5 Определение свойств проекта
Метод планирования от даты начала проекта означает, что все задачи будут начинаться как можно раньше, и на основании их длительностей и зависимостей между ними, мы узнаем дату окончания проекта. Если мы выберем метод планирования от даты окончания проекта, то все задачи будут начинаться как можно позже, и на основании даты окончания проекта, длительностей и зависимостей между задачами проекта мы узнаем, когда необходимо начать проект, чтобы закончить его к дате окончания проекта.
Определение иерархической структуры проекта
Иерархическая структура проекта
Создание иерархической структуры проекта позволит произвести декомпозицию работ проекта на более мелкие, обозримые и управляемые части, позволит точнее определить и состав и характеристики работ, которые предстоит выполнить.
На этапе «Инициация» допускается планирование проекта с определением примерной длительности и стоимости этапов.
Иногда длительность и стоимость этапов может определяться директивно руководством компании и задача планировщика (менеджера проекта) или подтвердить возможность достижения данных директивных показателей или их опровергнуть на основании выполненных расчетов.
Для моделирования этапов в Microsoft Project 2010 используются суммарные задачи. Для того, чтобы создать этап (суммарную задачу) «Инициация проекта» необходимо на закладке «Задача», в области «Вставить» нажать на пиктограмме «Суммарная задача», Рисунок 5.6, в колонке «Название задачи» вместо появившейся «Новой суммарной задачи» написать «Инициация проекта», в колонке «Длительность» ввести длительность 20 дней.
Рисунок 5.6 Вставка суммарной задачи
После этого нажимаем кнопку «Расчет проекта» на закладке «Проект», результат приведен Рисунок 5.7.
Рисунок 5.7 Созданный этап «Инициация проекта»
Для того, чтобы создать любой этап (суммарную задачу) нужно встать мышкой на первую пустую ячейку после ячейки «Новая задача» и нажать на пиктограмме «Суммарная задача», Рисунок 5.8.
Для того, чтобы ввести название в ячейку, в которой уже введено название суммарной задачи или обычной задачи нужно нажать или «F2» или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на названии
Рисунок 5.8 Этапы проекта
Как видно на Рисунке 5.8, каждая суммарная задача является вложенной в вышестоящую, т.е. это можно прочитать как, что этап «Финансирование» состоит из этапа «Реализация коттеджа», а этап «Строительство» состоит из этапа «Финансирование», с подэтапом «Реализация коттеджа». Так как это неправильно, и каждая суммарная задача должна быть вложенной только в суммарную задачу проекта «Коттеджа», нам необходимо повысить уровень всех суммарных задача, за исключением «Инициации проекта».
Повышение уровня осуществляется с помощью нажатий на кнопке «Повысить уровень задачи» на закладке «Задачи» в области «Планирование». Результат приведен на Рисунке 5.9.
Рисунок 5.9 Структурированные этапы проекта
Для того, чтобы, например, ввести в проект информацию о директивной стоимости, мы воспользуемся пользовательской колонкой «Затраты1» . Мы значения вносим именно в эту колонку, а не в специально предназначенную колонку для расчета затрат «Затраты», чтобы после детализации этапов и назначений ресурсов можно было сравнить расчетные значения с директивными.
Для того, чтобы в заголовке колонки «Затраты1» отображалось например название колонки «Директивная стоимость» можно:
1. Или щелкнуть правой кнопкой мыши на названии колонки, выбрать в меню «Параметры поля» и ввести текст заголовка;
2. Или щелкнуть правой кнопкой мыши на названии колонки, выбрать в меню «Настраиваемые поля», выделить нужное вам поле, нажать «Переименовать» и ввести новое имя для поля, Рисунок 5.10. Данный вариант предпочтительней, если вы будете использовать настройка данного проекта при работе с другими проектами.
Рисунок 5.10 Переименование поля
Значения затрат необходимо вводить в поля напротив названия задача, а не в полях суммарных задач
Результат ввода затрат приведен на Рисунке 5.11 .
Рисунок 5.11 Проект с директивной стоимостью
Для того, чтобы значения затрат в настраиваемом поле просуммировались, необходимо в окне «Настраиваемые поля», в области «Расчет для суммарных задач и групп – Сведение – Сумма»
Определение кода структурной декомпозиции работ
Структурная декомпозиция работ (СДР) – иерархическая структура, используемая для организации задач в отчетах по календарному плану и при отслеживании затрат. Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР, назначаемых каждой задаче.
Для того, чтобы увидеть коды СДР в проекте необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любой колонки и выпадающем меню выбрать пункт «Вставить столбец» и или прокрутить список до поля «СДР» или ввести «СДР» (т.е. все имя поля проекта. Также можно вводить только первую (-ые) букву).
Коды СДР подобны номерам в структуре , но эти коды можно изменять или использовать определенный формат СДР, или маску. Коды СДР являются уникальными, т. е. у задачи может быть только один код СДР.
Имеется несколько категорий полей «СДР».
• СДР (поле задачи) - номер задачи в структуре;
• СДР (поле назначений).
Для того, чтобы создать пользовательскую СДР необходимо:
1. На закладке «Проект», в области «Свойства» нажать на «СДР – Определить код»;
2. В окне «Определение кода СДР в ‘Коттедж’» вписать префикс кода. В нашем случае пусть будет «КТДж.» (сокращение от «Коттедж»);
3. Определить маску кода (по желанию выбирает сам пользователь) согласно Рисунка 5.12 и нажимать «ОК»;
Рисунок 5.12 Определение кода СДР
4. Выводим колонку «СДР», щелкаем мышкой на второй строчке колонки «СДР», нажимаем «F2» и заменяем «А» на «ИН» (сокращение от «Инициация»). Со всеми остальными этапами делаем по аналогии с этапом «Инициация проекта». Результат на Рисунке 5.13.
Рисунок 5.13 Готовая пользовательская СДР
Определение взаимосвязей задач в проекте
Методология взаимосвязей этапов (суммарных задач) и задач в Microsoft Project
Для того, чтобы определить длительность всего на данном начальном этапе планирования проекта нужно установить зависимости (связи) между этапами.
Связи также необходимы для точного отображения в пакете Microsoft Project технологической и/или организационной последовательности работ Связи подразделяются на:
• Технологические, которые отражают технологию исполнения работ и не могут быть изменены без потери качества продукта проекта. Для «дачи показаний» о последовательности работ должны привлекаться ответственные за этапы и подэтапы.
• Организационные, т.е. те, в соответствии с которыми можно принимать решения, в частности, о том, последовательно или параллельно исполнять работы. Существует следующие типы взаимосвязей работ (этапов):
• «Окончание-Начало» - последующая операция не может начаться ранее, чем завершится предыдущая, Рисунок 5.14;
• «Окончание - Окончание» - последующая операция должна завершиться не позднее предшествующей;
• «Начало - Начало» - последующая операция начинается не раньше начала предшествующей;
• «Начало - Окончание» - последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей.
Рисунок 5.14 Связи в Microsoft Project
Наиболее часто используются связи типа «Окончание - Начало», наиболее редко - «Начало - Окончание».
Кроме типа взаимосвязи, информация о связи операций может содержать запаздывание. Запаздывание может быть как положительным, так и отрицательным.
Положительное запаздывание называется задержка, а отрицательное – опережение.
Пример: последующую работу можно начать не ранее, чем через неделю после начала предшествующей. Это описывается связью «Начало - Начало» с задержкой в одну неделю.
Опережение или отставание можно задавать по времени (в часах, днях) так и в процентах от длительности предшествующей задачи
Связи в учебном проекте
В Microsoft Project допускается создание связей между этапами (суммарными задачами), но я рекомендую пользоваться связями между задачами, так как в жизни все этапы состоят из связей, многие этапы идут параллельно и выполнение задач одного этапа зависит именно от выполнения других задач параллельных этапов.
Так как в нашем проекте у задач пока не определены длительности, каждой задаче вложенной в этап, указываем длительность равную длительность ее этапа.
Для того, чтобы создать зависимость (связь) между задачами «Инициация проекта» и «Землеотвод» необходимо:
1. Или:
a. Навести курсор мышки на задачу «Инициация проекта» в области диаграммы Ганта (курсор должен принять форму четырех разнонаправленных стрелок);
b. Нажать левую кнопку мыши и протянуть курсор на задачу «Землеотвод»;
c. Отпустить левую кнопку мышки.
2. Или:
a. Щелкнуть правой кнопкой мыши на названии этапа «Землеотвод»;
b. В меню выбрать «Сведения»;
c. В окне «Сведения о задаче» перейти на закладку «Предшественники»;
d. В области «Название задачи» щелкнуть левой кнопкой мыши на пустом поле и выпавшем списке всех задач (обычных и суммарных) выбрать предшествующую задачу;
e. Выбрать тип связи и запаздывание (при необходимости), Рисунок 5.15.
Рисунок 5.15 Определение связей в окне «Сведениях о задаче»
3. Или:
a. Вывести колонку «Предшественники» или «Последователи»;
b. В ячейках данной колонки вписать идентификатор «Ид.» предшествующей задачи или соответственно последующей, и при необходимости указать значение опережения или задержки, Рисунок 5.16.
Рисунок 5.16 Формирование связей между задачами в проекте
Определение длительности проекта
Для того чтобы узнать длительность проекта хочется нажать на кнопку «Расчет проекта» на закладке «Проект». Но так как в нашем проекте задачи запланированы вручную (режим задачи), т.е. в приоритете именно заданные даты начала, а не зависимости от входящих связей, последствий расчета вы не увидите.
Для того, чтобы «ручные» задачи сдвинулись под воздействием связей необходимо выделить те задачи, для которых связи должны быть более приоритетны чем даты начала, и на закладке «Задача» в разделе «Планирование» нажать на кнопку «Соблюдение связей», Рисунок 5.17.
Рисунок 5.17 Соблюдения связей «ручными» задачами
Прошу обратить внимание на "возмущенные" ручные задачи (окончание подчеркнуты красным, а на диаграмме они выделены контуром). Возмущение произошло потому, что изменились первоначально заданные показатели
Для того, чтобы произошел расчет суммарных задач и они также сдвинулись во времени в зависимости от вложенных в них задах, необходимо суммарным задачам поменять режим, с ручного на автоматический и нажать кнопку «Расчет проекта» и вернуть им тип «Ручное планирование», Рисунок 5.18.
Рисунок 5.18 Рассчитанный проект при автоматических суммарных задачах
Возврат суммарных задача в тип «ручное планирование» нам необходим для контроля детализации задач.
Как видно на рисунке 5.18, длительность проекта коттедж составила 84 рабочих дня.
Презентация проекта
В Microsoft Project 2010 появилась новая функциональность - временная шкала (timeline), которая может быть использована для презентации проекта, защиты проекта и/или отчетности.
Для того, чтобы создать представление проекта на временной шкале, нужно на закладке «Вид - Комбинированный раздел» поставить галочку «Временная шкала».
В верхней части диаграммы Ганта появится временная шкала, на которую можно помещать суммарную задачу проекта, суммарные задачи и обычные задачи.
Для того, чтобы разместить информацию о проекте на временной шкале, можно воспользоваться несколькими способами:
1. Выделить название необходимой задачи и нажать правую кнопку мыши и в меню выбрать «Добавить на временную шкалу», Рисунок 5.19;
Рисунок 5.19 Добавление задач на временную шкалу через список задач
2. Щелкнуть на задаче в области диаграммы Ганта, на самом отрезке, правой кнопкой мыши и в меню выбрать «Добавить на временную шкалу»;
3. Щелкнуть левой кнопкой мыши на временной шкале, перейти на закладку «Формат», Рисунок 5.20.
Рисунок 5.20 Добавление задач на временную шкалу через закладку «Формат»
Добавленные задачи можно отформатировать цветом заливкой (закладка «Формат - Шрифт»), отобразить как выноску и скопировать для презентации PowerPoint, электронной почты Oulook или скопировать в полном размере, Рисунок 5.21.
Рисунок 5.21 Копирование временной шкалы
Вставленная в электронную почту Oulook временная шкала приведена на Рисунке 5.22.
Рисунок 5.22 Временная шкала в электронной почте Oulook
Для того, чтобы в Microsoft Project 2010 отобразить только временную шкалу, нужно выбрать представление «Временная шкала».
Установление ограничений и крайних сроков задач
Microsoft Project 2010 позволяет устанавливать на задачи:
• Ограничения;
• Крайние сроки.
В качестве ограничений могут выступать контрактные даты начала, окончания зада, даты поставок, информация о доступности того или иного ресурса. Установка ограничений влияет на график расчета проекта.
Установка ограничений
Для того чтобы установить тот или иной тип ограничения, необходимо перейти в свойства задачи на закладку «Дополнительно» и выбрать тип ограничения и дату его наступления, Рисунок 5.23.
Рисунок 5.23 Установка ограничений задач
В Microsoft Project 2010 в поле «Тип ограничения» могут быть выбраны при планировании задачи следующие типы ограничений:
• «Как можно позже» (по умолчанию в проекте, запланированном от даты окончания) - Microsoft Project размещает задачу в расписании как можно раньше с учетом других параметров плана;
• «Как можно раньше» (по умолчанию в проекте, запланированном от даты начала) - С этим ограничением Microsoft Project размещает задачу в расписании как можно позднее с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется;
• «Окончание не ранее» - Это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи;
• «Окончание не позднее» - Это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением типа FNLT (ОНП) за дату ограничения;
• «Фиксированное начало» - это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помещена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании;
• «Фиксированное окончание» - это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту дату;
• «Начало не ранее» - планирование начала задания на дату ограничения или после нее;
• «Начало не позднее» - планирование начала задания на дату ограничения или ранее.
Установка крайних сроков
Наличие у задачи крайнего срока не влияет на расчет проекта в отличие от ограничений.
В случае установки у задачи крайнего срока, на диаграмме Ганта у такой задачи появится зеленая стрелка, а в случае срыва крайнего срока, в колонке «і», у такой задачи загорится красный индикатор , Рисунок 5.24.
Рисунок 5.24 Задание крайнего срока у задачи
